La persona encargada de solicitar los cambios (Brand Manager o Back Office), busca los documentos a modificar. Luego carga los datos necesarios para que el diseñador pueda hacer la modificación correspondiente, selecciona quien será el encargado de dar por terminada la tarea y asigna la tarea al diseñador, la tarea queda en estado “to do”. El diseñador hace los cambios y al completar la tarea, envía el documento a revisión (”in review”). Finalmente, el usuario asignado como Owner da por completada la tarea para el primer documento. Y continúa con la revisión del siguiente documento hasta completar toda la tarea, ésta queda en estado “done”.

Si algún documento necesitara cambios, el “owner” rechaza el documento y la tarea queda en estado “to do” nuevamente; el circuito vuelve a empezar.

Una vez que los documentos han sido actualizados, los mismos se encuentra en estado borrador (draft), estos suelen ser revisados por uno o más departamentos antes de estar listos para ser impresos. El proceso de revisión permite al encargado (Brand Manager, Back Office, etc) seleccionar un grupo de documentos a revisar y compartir los mismos con un grupo de revisores externos al sistema (reviewers), quienes podrán opinar sobre los mismos dando su aprobación o solicitando cambios (request change). Esto quedará en manos del dueño de la tarea ("owner") que reúne los comentarios y puede solicitar un cambio al diseñador (request change) o dar por aprobado el documento (complete).